E-facturatie. Voor veel zelfstandige installateurs, elektriciens, schilders en aannemers klinkt het als iets voor grote bedrijven met een eigen boekhoudafdeling. Maar de Europese Unie is bezig dat te veranderen. Voor iedereen.
Wat e-facturatie precies is, hoe de planning eruitziet in Nederland, wat je nu al kunt doen en hoe je er straks geen avonden aan kwijt bent: dat staat in dit artikel.
Wat is e-facturatie eigenlijk?
Een e-factuur is geen pdf. Dat is het belangrijkste wat je uit dit artikel meeneemt, en het verrast veel mensen.
Een pdf die je per e-mail verstuurt is voor de Belastingdienst een papieren factuur in digitale verpakking. Een echte e-factuur bevat machineleesbare gestructureerde data, zodat de boekhoudsoftware van je opdrachtgever de factuur automatisch kan inlezen, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.
In Nederland is de standaard SI-UBL 2.0, een Nederlands formaat gebaseerd op UBL 2.1, verstuurd via het Peppol-netwerk. Peppol werkt als een soort postbedrijf voor digitale facturen: jij stuurt via een gecertificeerde toegangspoort, je opdrachtgever ontvangt via de zijne. Voor overheidsopdrachtgevers is dit al jaren verplicht. Voor B2B komt de verplichting eraan.
Een gewone pdf is geen e-factuur. Pas als het bestand gestructureerde machineleesbare data bevat in een erkend formaat (in Nederland SI-UBL 2.0 via Peppol) voldoet het aan de definitie en straks aan de wet.
Waar staat Nederland?
Nederland heeft nog geen harde B2B-deadline voor e-facturatie, maar de richting is glashelder. Via het ViDA-pakket (VAT in the Digital Age, aangenomen maart 2025) stuurt de EU aan op verplichte e-facturatie voor alle B2B-transacties. Voor Nederland betekent dit:
| Situatie | Status | Voor wie |
|---|---|---|
| Overheid als opdrachtgever | Peppol e-facturatie al verplicht | Iedereen die factureert aan Rijksoverheid, gemeenten, provincies Nu al |
| Belgische opdrachtgevers | Peppol B2B verplicht sinds januari 2026 | NL bedrijven die Belgische klanten factureren Nu al |
| B2B — zzp en mkb | NL wetgeving verwacht klaar mid-2028, invoering richting 2030 | Vroeg beginnen is slim, wachten is een risico Voorbereiden |
Werk je voor gemeenten, waterschappen, het Rijk of andere overheidsopdrachtgevers? Dan is e-facturatie via Peppol nu al verplicht. Een gewone pdf-factuur wordt niet meer geaccepteerd. Werk je ook voor Belgische opdrachtgevers? Dan geldt de Belgische Peppol-verplichting voor die facturen, ook voor jou als Nederlandse vakman.
Wat gebeurt er als je niets doet?
Er is op dit moment geen algemene boete voor het niet versturen van e-facturen in het Nederlandse B2B-segment. Dat klopt. Maar dat betekent niet dat niets doen zonder gevolgen is.
Ten eerste: grote opdrachtgevers (aannemers, projectontwikkelaars, woningcorporaties) schakelen steeds vaker over op geautomatiseerde inkoopprocessen die alleen gestructureerde facturen verwerken. Een pdf-factuur die handmatig moet worden overgetypt kost hen tijd en geld. Steeds meer van hen stellen e-facturatie al als voorwaarde, ver voordat de wet dat doet.
Ten tweede: de wetgeving is onderweg. Het kabinet presenteert in het voorjaar van 2026 het mandaatontwerp aan de Tweede Kamer. Wie dan pas begint, staat straks onder druk, midden in het gewone werk.
Ten derde: Duitsland heeft al een harde deadline van 1 januari 2028 voor alle B2B-facturen. Werk je als Nederlandse vakman over de grens (en dat doen er veel in de regio Arnhem-Nijmegen, de Achterhoek en Limburg), dan geldt die verplichting al voor jouw facturen aan Duitse opdrachtgevers.
Geen algemene boete nu, maar echte risico's: opdrachtgevers die pdf's weigeren, wetgeving die eraan komt, en voor grenswerkers: de Duitse verplichting geldt al per 2028. Vroeg beginnen is de slimste strategie.
Waarom raakt dit vakmensen specifiek?
De meeste installateurs, elektriciens, schilders en dakdekkers werken voor een gemengde klantenkring: particulieren én zakelijke opdrachtgevers. De e-facturatieplicht geldt alleen voor B2B: facturen aan bedrijven, VvE's, projectontwikkelaars, woningcorporaties en vergelijkbare zakelijke afnemers.
Concreet: doe je werk voor een woningcorporatie, een aannemersbedrijf of een commerciële verhuurder? Dan zul je voor die facturen straks een e-factuur moeten sturen. Voor de particulier om de hoek verandert er niets.
Daar bovenop komt de administratieve werkelijkheid. Onderzoek onder Duitse vakbedrijven (en de verhoudingen zijn in Nederland vergelijkbaar) laat zien dat 75% van de kleine vakbedrijven geen administratief medewerker heeft. Alles (offertes, urenstaten, facturen) komt na werktijd terecht bij de vakman zelf. Dat zijn uren die niet op de bouwplaats worden verdiend.
Wat kun je nu al doen?
1. Controleer je huidige software
Maakt je boekhoud- of offertesoftware al Peppol/UBL-facturen? Veel oudere pakketten doen dat niet. Zoek in de instellingen op "e-factuur", "UBL" of "Peppol". Niets gevonden? Navragen of overstappen.
2. Weet wat je verstuurt: offerte vs. richtprijs vs. factuur
In Nederland is een offerte bindend zodra de klant akkoord gaat (Art. 6:217 BW), tenzij je hem expliciet "vrijblijvend" noemt. Wil je ruimte houden voor onvoorziene kosten, dan gebruik je een richtprijs: een indicatieve prijs die maximaal 10% mag worden overschreden (Art. 7:752 BW). Ga je er toch boven, dan moet je de klant zo snel mogelijk waarschuwen.
De factuur stuur je ná de werkzaamheden. Alleen de factuur moet straks e-facturatieconform zijn.
3. Ken de bewaarplichten
Facturen bewaar je 7 jaar (fiscale bewaarplicht, Art. 52 AWR). Offertes en urenstaten minimaal 5 jaar. Alleen digitale systemen kunnen de onveranderlijkheid en raadpleegbaarheid garanderen die de Belastingdienst verwacht bij een controle.
VoiceDok genereert Nederlandse facturen als gestructureerde SI-UBL 2.0 pdf's, klaar voor Peppol en conform de Nederlandse e-facturatiestandaard. De app is volledig in het Nederlands, met correcte BTW-tarieven (21% en 9%), KvK-nummer en BTW-identificatienummer. Spreek je offerte in, controleer hem, en zet hem met één tik om naar een conforme factuur.
Zo werkt VoiceDok
VoiceDok is een app voor iPhone en Android, volledig in het Nederlands. Na een klantbezoek spreek je kort in wat er gedaan moet worden: onderweg, op de bouwplaats, wanneer het uitkomt. Het vakmanschap gaat gewoon door; de administratie ontstaat er vanzelf naast.
Je kunt op twee manieren werken. Heb je een vaste prijslijst? Spreek dan gewoon in wat er gedaan moet worden, en VoiceDok haalt de prijzen automatisch uit jouw catalogus:
"Badkamer De Vries, Nijmegen. Sloopwerk tegels, nieuwe dekvloer, tegels vloer en wanden, inloopdouche, wastafel, toilet, leidingwerk nieuw."
Heb je geen vaste prijslijst, of wil je voor dit project eigen prijzen afspreken? Spreek dan gewoon alles in één keer in, posten én prijzen:
"Badkamer De Vries, Nijmegen. Sloopwerk tegels 850 euro, dekvloer 600 euro, tegels vloer en wanden 3200 euro, inloopdouche compleet 2800 euro, wastafel met kraan 950 euro, toilet 720 euro, leidingwerk 1800 euro."
In beide gevallen komt er automatisch een nette offerte of richtprijs uit met alle posten, correcte BTW en jouw bedrijfsgegevens. De spraakherkenning draait volledig op je toestel. Geen Amerikaanse server luistert mee. Alleen de tekst gaat naar EU-servers (database in Frankfurt, tekstverwerking in Stockholm, beide binnen de EU, AVG-conform).
Als de opdracht klaar is: één tik, en de offerte wordt een SI-UBL 2.0 factuur, klaar voor Peppol. Delen via de deelfunctie van je telefoon. VoiceDok verstuurt niets namens jou, jij houdt de controle.
Veelgestelde vragen
Alles wat vakmensen vragen over e-facturatie en VoiceDok.
Nee. E-facturatie geldt uitsluitend voor B2B-transacties, facturen tussen bedrijven. Facturen aan particulieren zijn niet van toepassing en kunnen gewoon als pdf of op papier worden verstuurd.
Werk je voor zowel particulieren als zakelijke opdrachtgevers? Dan heb je straks een systeem nodig dat beide kan: gewone pdf voor de particulier, e-factuur voor de woningcorporatie of het aannemersbedrijf. VoiceDok ondersteunt beide.
Voor overheidsopdrachtgevers nu al niet meer. Facturen aan het Rijk, gemeenten en andere overheden moeten al via Peppol worden ingediend. Een gewone pdf wordt niet geaccepteerd.
Voor B2B in het algemeen: nog niet verplicht, maar de richting is helder. Grote opdrachtgevers stellen e-facturatie al als voorwaarde. En een gewone pdf bevat geen machineleesbare data en voldoet niet aan de definitie van een e-factuur.
In Duitsland is de deadline hard: 1 januari 2028 voor alle B2B-facturen. Het verplichte formaat is ZUGFeRD, een pdf met ingebedde XML-data.
Stuur jij als Nederlandse vakman facturen aan een Duitse opdrachtgever? Dan geldt de Duitse verplichting voor die facturen. VoiceDok genereert voor de Duitse markt in ZUGFeRD-formaat, voor de Nederlandse markt in SI-UBL 2.0. Beide markten gedekt met één app.
Het klinkt als jargon maar het is vrij simpel:
- UBL / SI-UBL 2.0 is het Nederlandse factuurformaat, de taal waarin de factuurdata als XML wordt opgeschreven. SI-UBL is de Nederlandse variant, gebaseerd op de Europese EN 16931-norm.
- Peppol is het netwerk waarover e-facturen worden verstuurd, verplicht voor overheidsopdrachtgevers in Nederland, verplicht voor alle B2B in België sinds januari 2026.
- ZUGFeRD is een Duits formaat, een pdf met ingebedde XML. Verplicht in Duitsland vanaf 2028. Niet de Nederlandse standaard, maar VoiceDok genereert het voor wie ook voor de Duitse markt werkt.
Voor Nederlandse facturen: SI-UBL 2.0 via Peppol. Voor Duitse facturen: ZUGFeRD. VoiceDok regelt beide automatisch op basis van de markt.
Je spraakopnames verlaten nooit je telefoon.
De spraakherkenning draait volledig op je toestel, volledig offline. Geen Amerikaanse dienst zoals Siri of Google luistert mee. Alleen de tekst (wat je hebt gezegd, niet je stem) gaat naar EU-servers voor de documentgeneratie: database in Frankfurt am Main, tekstverwerking in Stockholm. Beide binnen de EU, geen US-partijen, AVG-conform.
Na de documentgeneratie wordt de opname verwijderd. Privacy by design. Niet als belofte, maar als technische keuze.
Ja, zodra de klant akkoord gaat, tenzij je de offerte expliciet "vrijblijvend" noemt (Art. 6:219 BW).
Wil je ruimte houden voor onvoorziene kosten? Gebruik dan een richtprijs (Art. 7:752 BW). Een richtprijs mag maximaal 10% worden overschreden. Ga je er toch boven, dan moet je de klant zo snel mogelijk waarschuwen zodat hij de opdracht kan aanpassen.
VoiceDok maakt het onderscheid duidelijk: je kiest per document of je een vrijblijvende offerte, een richtprijs of een vaste prijs uitbrengt. Het juiste disclaimer staat automatisch onderaan het document.
Minder dan €1 per dag.
VoiceDok kost €29,99 per maand, maandelijks opzegbaar.
Ter vergelijking: als een installateur bij een uurtarief van €65 alleen al 2 uur administratie per week bespaart, heeft het gereedschap zich op de 4e werkdag van de maand al terugverdiend.
Voor vroege gebruikers is er een introductieprijsje. Hoeveel plaatsen er nog zijn zie je op voicedok.nl.
Nee. VoiceDok is een aanvullend gereedschap, geen vervanging voor je bestaande boekhouding.
Je spreekt je offerte of factuur in, controleert het resultaat kort en deelt het via de deelfunctie van je telefoon. VoiceDok verstuurt niets namens jou; jij houdt de controle over wat eruit gaat.
Gebruik je helemaal geen software en doe je alles in Excel of Word? Dan kan VoiceDok direct als hoofdgereedschap dienen voor offertes en facturen.
Ja. Naast offertes en facturen kun je ook urenstaten inspreken. De Arbeidstijdenwet en toenemende handhaving maken een deugdelijke urenregistratie steeds belangrijker, ook voor zzp'ers die voor meerdere opdrachtgevers werken.
Gewoon na werktijd inspreken: "Thomas, maandag tot en met vrijdag, 7 tot half 4, bouwplaats De Vries Nijmegen." VoiceDok zet dat automatisch om naar losse dagentries met datum en tijden.
Je gegevens zijn van jou. Stop je met VoiceDok of wordt de dienst beëindigd, dan krijg je al je documenten en gegevens in standaardformaten (pdf, csv), met minimaal 90 dagen vooraankondiging.
Alle gegevens staan op EU-servers (database: Frankfurt am Main, tekstverwerking: Stockholm), geen US-diensten, geen datatransfer buiten de EU. Je hebt altijd recht op inzage en verwijdering conform de AVG.