Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

VoiceDok is een product van Waller GmbH, een onderneming opgericht naar Duits recht en gevestigd in Köln.

2. Waarvoor geldt deze privacyverklaring?

Deze verklaring is van toepassing op:

• de website voicedok.nl
• het aanmelden voor onze nieuwsbrief of wachtlijst
• het gebruik van de VoiceDok-app (voor geregistreerde gebruikers)

3. Welke gegevens verwerken wij?

Website en nieuwsbrief

Als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief of wachtlijst, verwerken wij uitsluitend:

• je e-mailadres
• het tijdstip van aanmelding en de tekst van je toestemming

Wij plaatsen geen trackingcookies en verzamelen geen persoonsgegevens zonder jouw expliciete toestemming.

VoiceDok-app

Als je de app gebruikt, verwerken wij:

• Bedrijfsgegevens die je zelf invoert (naam, adres, BTW-nummer, logo)
• Klantgegevens die je zelf invoert (naam en adres van jouw klanten)
• Documentinhoud: offertes, facturen, urenstaten en werkrepporten die jij genereert
• Spraakopnames: uitsluitend voor het genereren van documenten — zie artikel 4

4. Spraakopnames — hoe werkt het?

VoiceDok gebruikt on-device spraakherkenning om gesproken tekst om te zetten naar documenten:

• De spraakherkenning (STT) draait lokaal op jouw telefoon — geen audio gaat naar een server.
• Alleen de omgezette tekst wordt naar onze EU-server gestuurd om het document te genereren.
• De originele spraakopname wordt na verwerking direct verwijderd — wij slaan hem niet op.

Geen enkel Amerikaans bedrijf of cloudplatform heeft toegang tot jouw stem of spraakopnames.

5. Op welke grondslag verwerken wij jouw gegevens?

• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) — voor de nieuwsbrief en wachtlijst. Je kunt deze toestemming altijd intrekken.
• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) — voor het leveren van de app-dienst aan geregistreerde gebruikers.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — voor beveiliging en het voorkomen van misbruik.

6. Waar worden jouw gegevens opgeslagen?

Alle app-data wordt opgeslagen op servers van Supabase in Frankfurt am Main, Duitsland (EU). Wij dragen geen persoonsgegevens over naar landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Voor de documentgeneratie (taalmodelverwerking) gebruiken wij Azure OpenAI in Zweden (EU). Hierbij wordt uitsluitend de omgezette tekst verwerkt — nooit audio.

7. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

• Nieuwsbrief / wachtlijst: tot je je afmeldt of je toestemming intrekt
• App-documenten: zolang je een actief account hebt, plus 30 dagen na beëindiging
• Spraakopnames: worden direct na documentgeneratie verwijderd — wij bewaren ze niet
• Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

8. Delen wij jouw gegevens met derden?

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden. Wij werken uitsluitend met de volgende verwerkers, waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten:

Al deze partijen zijn contractueel gebonden aan de AVG en mogen jouw gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.

9. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten. Stuur een e-mail naar info@voicedok.de om ze uit te oefenen — wij reageren binnen 30 dagen.

Als je een klacht hebt, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (NL) of bij de toezichthoudende autoriteit in Duitsland, de LDI NRW (bevoegd voor Waller GmbH in Köln).

10. Nieuwsbrief afmelden

Afmelden kan altijd via de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief, of door een e-mail te sturen naar info@voicedok.de. Na afmelding verwijderen wij je e-mailadres binnen 5 werkdagen.

11. Beveiliging

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle datatransmissie
• Spraakverwerking op apparaat — audio verlaat je telefoon niet
• Toegangsbeveiliging via Row Level Security in onze database
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens — uitsluitend voor de beheerder

12. Garantie bij beëindiging dienst

Als VoiceDok de dienstverlening beëindigt, ontvang je een opzegtermijn van minimaal 90 dagen. Binnen die periode kun je al je gegevens en documenten downloaden in standaardformaten (PDF, CSV). Na afloop worden alle persoonsgegevens definitief verwijderd.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen of aanpassingen aan onze dienst. De meest actuele versie is altijd te vinden op voicedok.nl/privacyverklaring. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij actieve gebruikers per e-mail.

Versie: februari 2026